Privatlivspolitik

Grundejerforeningen Nørrevangs dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Grundejerforeningen Nørrevangs privatlivspolitik blev vedtaget på den ordinære generalforsamling 11.08.2019.
Afsnit 1
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Grundejerforeningen Nørrevang er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger
  • Kontaktperson: Carl-Otto Toudal
  • Adresse: Lærkevej 13
  • Telefonnr.: 6128 4650
  • Mail: carlotto_t@hotmail.com
  • Website: http://nvgf.dk/wordpress/
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1. Medlemsoplysninger:
a) Almindelige personoplysninger
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  • Billeder fra foreningens virke og aktiviteter lægges ud på foreningens hjemmeside.
b) Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse
  • I tilfælde af at medlemmer har haft udlæg for grundejerforeningen indhentes bankkontonummer for at kunne refundere udlægget.
2. Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer:
a) Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
  • Kontaktoplysninger og portrætfotos lægges ud på foreningens hjemmeside.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra medlemmerne selv. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
  • Offentlige myndigheder.
  • Sociale medier, som er offentligt tilgængelige.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
  • Behandling efter lovkrav.
  • Behandling med samtykke.
Formålene
1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Administration af din relation til os.
2. Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer:
  • Håndtering af hverv og pligter i foreningen.
  • Administration af din relation til os.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
  • Udøvelse af foreningens aktiviteter.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer og andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen. Billederne vil typisk være offentligt tilgængelige på foreningens hjemmeside.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems-oplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Ved indmeldelse i foreningen må man være indstillet på, at situationsbilleder fra foreningens aktiviteter lægges ud på foreningens hjemmeside, uden at der på forhånd indhentes samtykke fra medlemmet. Et medlem kan dog til enhver tid bede om at få fjernet billedmateriale fra hjemmesiden.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
  • Vi opbevarer dog oplysninger på medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
  • Vi opbevarer situationsbilleder på foreningens hjemmeside, så længe det er relevant som dokumentation for foreningens aktiviteter.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger.
  • Retten til berigtigelse.
  • Retten til sletning.
  • Retten til begrænsning af behandling.
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
  • Retten til indsigelse.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Afsnit 2
Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Grundejerforeningen Nørrevang
Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:
Grundejerforeningen Nørrevang
Adresse: Lærkevej 13, 3700 Rønne
Data for seneste ajourføring af dokumentet: 11. august 2019.
Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?
Følgende bestyrelsesmedlemmer:
  • Carl-Otto Toudal
    Lærkevej 13,
    Tlf. nr. 6128 4650
    Mail: carlotto_t@hotmail.com
  • Bent Schiøtt Hansen
    Lærkevej 19
  • Karen Hjort Fastrup
    Lærkevej 4
  • Kristian Pihl
    Lærkevej 9
  • Steffen Damgaard
    Birkevej 7
Hvad er formålene med behandlingen?
  • Varetagelse af medlemsforhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning.
  • Administration af foreningens eksterne relationer.
Hvilke personoplysninger behandler vi?
1. Almindelige personoplysninger:
  • Navn
  • Mailadresse.
  • Telefon.
  • Adresse.
  • Billedmateriale.
2. Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Bankkontonummer (i yderst begrænset omfang).
Hvem behandler vi oplysninger om?
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
  • Medlemmer af Grundejerforeningen Nørrevang.
Hvem videregives oplysningerne til?
  • Foreningens medlemmer internt.
  • Billeder på foreningens hjemmeside vil være offentligt tilgængelige.
  • Historiske oplysninger på foreningens hjemmeside er offentligt tilgængelige.
Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
  • Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 1 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt.
  • Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?
Vi opbevarer alle personoplysninger på bestyrelsesmedlemmers private computere som er beskyttede med firewall og almindelige antivirusprogrammer.
Foreningens hjemmeside er placeret på Unoeuro Webhotel og er beskyttet af dette firmas sikkerhedssystem.
Hvad gør vi, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi enten det enkelte bestyrelsesmedlem internetudbyder eller foreningens webhotel-udbyder og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.
Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.
Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?
Medlemmernes oplysninger behandles manuelt af bestyrelsesmedlemmerne.
Total Page Visits: 36
Total Website Visits: 1129655